Privacybeleid.
Simpel gezegd: we verzamelen alleen wat nodig is, we verkopen uw data nooit, en u houdt er de controle over.
Laatst bijgewerkt: 28 oktober 2026
1. Wie verantwoordelijk is voor uw data
De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is Celya Technologies SRL (handelend als Celya), ondernemingsnummer 1042.115.837, met maatschappelijke zetel vermeld in de juridische informatie. U kunt ons bereiken op sales@celya.be voor alles wat met uw data te maken heeft.
2. Welke data we verzamelen
We verzamelen alleen persoonsgegevens die u ons zelf geeft, en het minimum aan technische data dat nodig is om de site te laten werken.
- Contact- & boekingsformulier: uw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en de inhoud van uw bericht.
- E-mail: als u ons rechtstreeks mailt, bewaren we uw bericht en adres om te antwoorden.
- Technische data: standaard serverloggegevens (bv. IP-adres, browsertype) verwerkt door onze host om de site te leveren en te beveiligen.
We gebruiken geen advertentietrackers, en we kopen of verkopen geen persoonsgegevens.
3. Waarom we ze gebruiken, en de rechtsgrond
- Om u te antwoorden en een voorstel voor te bereiden, op basis van uw verzoek en ons precontractueel / gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(b) en (f) AVG).
- Om de website te laten werken en te beveiligen, op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een werkende, veilige site (art. 6(1)(f) AVG).
- Om wettelijke verplichtingen na te komen, bv. boekhouding, wanneer er een contract volgt (art. 6(1)(c) AVG).
4. Hoelang we ze bewaren
We bewaren aanvraaggegevens zolang nodig om uw verzoek te behandelen en, als u klant wordt, voor de duur van onze relatie plus de wettelijke bewaartermijnen (bv. 7 jaar voor boekhoudkundige stukken in België). Anders verwijderen of anonimiseren we ze binnen 24 maanden.
5. Wie er toegang toe heeft
Uw data wordt verwerkt door Celya Technologies SRL en door een klein aantal vertrouwde verwerkers die in onze opdracht handelen, zoals onze e-mailprovider (Zoho Mail) en onze websitehostingprovider. We dragen uw data niet over buiten de EER tenzij er een passende waarborg (bv. EU-modelcontractbepalingen) bestaat.
6. Uw rechten
Op grond van de AVG kunt u op elk moment vragen: toegang tot uw data; verbetering; wissing; beperking; bezwaar tegen verwerking; en gegevensoverdraagbaarheid. Om deze uit te oefenen, mail naar sales@celya.be. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, gegevensbeschermingsautoriteit.be.
7. Beveiliging
We passen redelijke technische en organisatorische maatregelen toe om uw data te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Geen enkele methode is 100% veilig, maar we werken eraan het risico laag te houden.
8. Google Agenda
Als u uw Google Agenda-account aan Celya koppelt (Instellingen → Integraties), krijgt Celya Technologies SRL via de Google-API’s toegang tot een deel van uw agendagegevens. Die koppeling is vrijwillig en u kunt ze op elk moment verwijderen.
Wat we lezen, en waarom
| Gegevens uit uw agenda | Wat we ermee doen |
|---|---|
| Begin- en einduur van elke afspraak | Uw AI-receptioniste stelt dat tijdslot nooit voor aan een beller. |
| Titel van de afspraak | Zichtbaar in uw Celya-console, voor de gebruikers van uw account (en het Celya-team wanneer het u helpt). Nergens anders. |
| Status (bevestigd, geannuleerd, gemarkeerd als „beschikbaar”, uitnodiging geweigerd) | Weten of het tijdslot echt bezet is. |
| Beschrijving, locatie, deelnemerslijst | Nooit bewaard. |
Wat we schrijven
- Celya maakt in uw Google-account een aparte agenda aan, „Celya — Réservations”.
- Daarin zetten we elke afspraak die via Celya is geboekt (naam van de persoon, datum en uur, link naar de boeking in uw console). We passen ze aan als ze verplaatst wordt en verwijderen ze als ze in Celya geannuleerd wordt.
- Celya kan geen afspraken in uw andere agenda’s wijzigen of verwijderen: de toestemming die we aan Google vragen, laat dat niet toe.
Waar deze gegevens naartoe gaan
- Ze worden opgeslagen in de Europese Unie. Uw Google-toegangstokens zijn versleuteld en de toegang tot uw agendagegevens is beperkt tot uw account.
- Onze hostingproviders verwerken ze in onze opdracht: Supabase (database) en Vercel (applicatie).
- Vrij of bezet, meer niet: om bellers te antwoorden werkt de AI-receptioniste van Celya met de API van OpenAI, die gegevens uit haar API niet gebruikt om haar modellen te trainen. Ze krijgt de vrije tijdsloten die Celya berekent uit al uw boekingen — nooit een afspraak, de titel of de inhoud ervan, en ook niet uit welke agenda een bezet tijdslot komt.
- Het dagelijkse overzicht van uw agenda (via WhatsApp of e-mail) kan vermelden dat een tijdslot „Bezet” is en op welk uur — nooit de titel van de afspraak. Het wordt bezorgd via WhatsApp (Meta, zie punt 9) of via onze e-maildienst, uitsluitend aan u.
Wat we nooit doen
- De titels van uw afspraken aan bellers voorlezen.
- Uw afspraken (titel, beschrijving, deelnemers of enig ander detail) naar een aanbieder van artificiële intelligentie sturen.
- Uw Google-gegevens gebruiken om een AI-model te trainen, van ons of van iemand anders. Ze worden ook nooit toegevoegd aan de kennisbank van uw AI-receptioniste.
- Uw Google-gegevens verkopen, voor reclame gebruiken of delen met iemand anders dan onze hostingproviders en, alleen voor vrije en bezette tijdsloten, de API van OpenAI (zie hierboven).
Hoe lang
| Situatie | Wat we wissen |
|---|---|
| Een geïmporteerde afspraak is 30 dagen voorbij | De afspraak wordt uit Celya verwijderd. |
| U ontkoppelt Google Agenda vanuit Celya | We verwijderen de agenda „Celya — Réservations” uit uw Google-account, trekken onze toegang in en wissen uw toegangstokens en alle gegevens die uit die agenda zijn geïmporteerd. |
| De toegang wordt aan de kant van Google ingetrokken of verloopt | We wissen uw tokens en de geïmporteerde gegevens zodra we dat vaststellen, bij de volgende synchronisatie. De agenda „Celya — Réservations” kunnen we dan niet meer bereiken — u kunt ze zelf in Google Agenda verwijderen. |
Toegang intrekken
- In Celya: Instellingen → Integraties → Ontkoppelen.
- Via uw Google-account: myaccount.google.com/connections.
Beperkt gebruik. Het gebruik en de overdracht door Celya van informatie die via Google-API’s wordt ontvangen, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use). Celya bewaart en gebruikt gegevens die via Google Workspace-API’s (waaronder Google Agenda) zijn verkregen niet om algemene modellen voor artificiële intelligentie en/of machine learning te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen, en draagt ze voor dat doel aan niemand over.
Vragen: sales@celya.be.
9. WhatsApp-meldingen
Celya kan u meldingen sturen via WhatsApp. Dat is vrijwillig en staat standaard uit: u zet het zelf aan in uw Celya-console (Instellingen → „Notifications WhatsApp”) door uw WhatsApp-nummer in te geven.
Wat we sturen
| Bericht | Wanneer, en wat erin staat |
|---|---|
| Bevestiging | Eén keer, wanneer u uw nummer registreert: een korte bevestiging dat uw nummer is geregistreerd voor de meldingen van uw afspraken. |
| Ochtendoverzicht | Elke dag op het uur dat u kiest, als u het aanzet: de naam van uw zaak, het aantal afspraken van die dag en, voor elke afspraak (hoogstens vijf), het uur en de naam van de persoon. Een tijdslot uit Google Agenda verschijnt alleen als „Bezet”. Op een dag zonder afspraken wordt niets verstuurd. |
- Deze berichten gaan alleen naar het nummer dat u registreerde.
- We vermelden nooit het telefoonnummer van uw klanten.
- Celya stuurt uw klanten nooit berichten via WhatsApp en stuurt geen reclame.
Wat we bewaren
- Uw WhatsApp-nummer en het gekozen uur voor het overzicht.
- Een kopie van elk verstuurd bericht (zichtbaar in uw console) en de leveringscode ervan.
- De berichten die u naar het WhatsApp-nummer van Celya schrijft.
Wie deze berichten verwerkt
Het WhatsApp Business-platform van Meta (Meta Platforms Ireland Limited) verstuurt de berichten en verwerkt ze in onze opdracht, volgens zijn voorwaarden voor gegevensverwerking van WhatsApp Business. Daarbij kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, met de waarborgen die Meta voorziet (standaardcontractbepalingen van de EU, het EU-VS-kader voor gegevensbescherming).
Waarom, en op welke grond
- Doel: u op uw gsm verwittigen van de afspraken die Celya voor u heeft vastgelegd.
- Rechtsgrond: uw toestemming, gegeven wanneer u de meldingen aanzet, en de uitvoering van ons contract.
Hoe lang
Zolang uw abonnement loopt, daarna verwijderd of geanonimiseerd zoals beschreven in punt 4. U kunt op elk moment vragen om ze te wissen (punt 6).
Stoppen
- Zet het ochtendoverzicht uit in uw console: het wordt niet meer verstuurd.
- Of klik op „Retirer mon numéro” (mijn nummer verwijderen): de berichten stoppen meteen en uw nummer wordt uit uw instellingen gewist.
- Of schrijf ons op sales@celya.be.
10. Wijzigingen
We kunnen dit beleid bijwerken naarmate onze dienst evolueert. De geldende versie is altijd die op deze pagina, met de datum „laatst bijgewerkt”.
Zie ook onze Cookieverklaring en Juridische informatie.