Ze legt de afspraak vasttijdens de oproep.

Het is de duurste zin van een telefonisch onthaal, en niemand telt hem. De beller heeft de moeite gedaan om te bellen, hij is nu beschikbaar, zijn agenda ligt open voor hem — en men vraagt hem later opnieuw te beginnen.

Wat volgt is voorspelbaar: de helft van de terugbelpogingen lukt niet bij de eerste keer, een deel van de bellers heeft intussen elders gevonden, en u besteedt aanzienlijk veel tijd aan het najagen van mensen die u al gebeld hadden. Een afspraak die tijdens de oproep wordt vastgelegd, schrapt heel die keten.

Het is het wezenlijke verschil tussen een antwoordapparaat en een onthaal: het ene registreert een intentie, het andere produceert een beslissing.

Ze stelt alleen voor wat bestaat. De beschikbaarheid komt uit uw configuratie: uw openingsuren, uw uitzonderingen, uw verlof, en de capaciteit van wat vrij moet zijn opdat de afspraak kan doorgaan — een behandelaar, een brug, een tafel, een zaal.

Elk motief draagt zijn eigen duur, die u vastlegt. Een vaccinatie, een postoperatieve controle en een eerste consultatie blokkeren niet evenveel tijd; een eenvoudig onderhoud en een onderhoud met autokeuring evenmin. De agent vraagt dus eerst waarover het gaat, en rekent dan.

Is er niets beschikbaar binnen de gewenste termijn, dan zegt hij dat en stelt hij iets anders voor, in plaats van een afspraak vast te leggen die u zult moeten verplaatsen.

Belangrijk punt, en we zetten het liever hier dan in kleine lettertjes: de agent schrijft in de agenda van Celya, niet in een externe agenda.

Er is geen enkele synchronisatie met een externe agenda. U raadpleegt de uwe vanuit een browser, en daar verschijnen de afspraken. Voor veel zelfstandigen en kleine structuren is dat zonder gevolg: de enige agenda die telt, wordt die.

We formuleren het eerlijk, omdat het omgekeerde wordt gedaan: integraties aankondigen die op papier bestaan en na de ingebruikname onwerkzaam blijken.

Gebruikt u al software voor uw praktijk? Die houdt u. Een rechtstreekse koppeling met uw tool kan bekeken worden — laten we erover praten.

Uw openingsuren, bijzonderheden inbegrepen — de woensdagnamiddag gesloten, de middagpauze, de zaterdagochtend om de twee weken. Uw afspraakmotieven met de duur van elk. Wat tegelijk vrij moet zijn. En uw verlof, dat u daarna zelf bijwerkt.

Het is het deel dat bij de installatie het meeste tijd vraagt, en dat is normaal: daar wordt het verschil gemaakt tussen een agenda die standhoudt en een agenda die u elke dag moet corrigeren.