Twee organisaties.Eén goede voor u.

Vóór u iets beslist: kijk naar wat bestaat. Heeft elke site al jaren zijn nummer, dan staan die nummers op facturen, in gidsen, op voertuigen, in de telefoons van uw klanten. Ze doen verdwijnen kost meer dan ze houden.

Hebt u omgekeerd een gekend centraal nummer en zijn de sitenummers intern of recent, dan geldt het omgekeerde: één ingang vereenvoudigt alles.

Het mechanisme kan met beide overweg, want de doorschakeling regelt zich nummer per nummer. Geen technische beperking dus: een commerciële keuze, te maken met uw eigen belstatistieken erbij.

In deze opstelling wordt elk nummer apart doorgeschakeld, en de oproep komt al gekwalificeerd binnen: de lijn weet over welke site het gaat nog vóór het gesprek begint.

De eenvoudigste organisatie om af te stellen en de leesbaarste voor de beller. De uren mogen per site verschillen — wat vaak zo is: een verkooppunt open op zaterdag, een atelier dicht op maandag.

Het nadeel is symmetrisch: niets schuift automatisch door van de ene site naar de andere. Wilt u dat een onbeantwoorde oproep in Hasselt door het team in Genk kan worden genomen, dan wordt dat expliciet beslist.

In de andere opstelling komt alles op dezelfde plek binnen en gebeurt de oriëntatie tijdens het gesprek — op wat de beller vraagt, of op zijn gemeente.

De winst is reëel: een klant die niet weet welke site hem aanbelangt, hoeft niet meer te gokken, en u verliest geen oproepen meer die op de verkeerde lijn vertrokken. U ziet ook de globale last — moeilijk wanneer alles verspreid zit.

De tegenprestatie: er is een oriëntatieregel nodig die standhoudt, en dáár speelt de start zich af. Een slecht georiënteerde oproep ergert meer dan een niet-opgenomen oproep: de beller heeft zijn probleem al uitgelegd — aan de verkeerde.