Zij houdt haar plaats.De lijn neemt de rest.

Laten we het eerlijk opschrijven, want het is waar: een secretaresse die uw huis kent, doet dingen die geen enkel systeem zal doen.

Ze herkent een ongeruste stem en past haar toon aan. Ze weet dat meneer Peeters altijd belt vóór hij betaalt, en dat u zich daar niet aan moet storen. Ze ziet dat u overstelpt bent en filtert uit zichzelf.

Wij beweren niet dat te doen, en een aanbieder die het tegendeel zegt, liegt. Het onderwerp van deze pagina ligt elders.

Hier is de beperking waar ook de beste secretaresse niet omheen kan: terwijl ze met iemand praat, praat ze met niemand anders. De tweede beller krijgt een bezette lijn, een wachtrij of een antwoordapparaat.

Dat is niet anekdotisch. Oproepen komen niet gelijkmatig binnen: ze komen in pakketten, op dezelfde momenten — de opening, het einde van de pauze, de zaterdagochtend. Net wanneer zíj bezet is, belt er nog iemand.

Daarbovenop komen de uren zonder haar: vóór ze aankomt, na haar vertrek, haar pauze, haar verlof, haar ziektedagen, en het hele weekend. Op een week wegen die uren vaak zwaarder dan men denkt.

De meest voorkomende opstelling is geen vervanging maar een vangnet: de oproepen rinkelen eerst bij haar, en wat zij niet kan nemen, schakelt door in plaats van in het niets te vallen.

Concreet: de tweede oproep terwijl ze in gesprek is, de oproepen buiten haar uren, die van haar verlof. Elk laat een gedateerde fiche na die ze bij haar terugkeer vindt, met naam, vraag en dringendheid — in plaats van een lijst terug te bellen nummers.

Het duidelijkste effect is op haar, niet op u. Wie niet langer moet opnemen terwijl ze iets anders afwerkt, werkt beter — en weet het. De rinkel die een facturatie onderbreekt, is er niet meer.