Voor u laatopnemen, twaalf punten

Het vertrekpunt is Belgisch en het is strenger dan men denkt. De wet van 13 juni 2005, art. 124 betreffende de elektronische communicatie verbiedt het opnemen van een gesprek zonder de toestemming van alle deelnemers — niet alleen die van u.

Daar komt de AVG bovenop, met haar eigen eisen: een doel, een rechtsgrond, een bewaartermijn, een register, en de rechten van de betrokkene. De Belgische toezichthouder is de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Niets daarvan is onoverkomelijk. Maar het is werk, het is uw werk als verwerkingsverantwoordelijke, en een leverancier die u zegt dat het vanzelf gaat, brengt u in de problemen.

• Ik weet waarom ik zou opnemenEen precies doel: opleiding, bewijs, kwaliteit. « Voor het geval dat » is geen doel en houdt geen stand bij een controle.
• Alle deelnemers geven toestemmingIn België onderwerpt de wet van 13 juni 2005, art. 124, het opnemen aan de toestemming van alle deelnemers. Niet alleen de uwe.
• De aankondiging gebeurt voor de opname begintEen melding na het gesprek dekt niets. Ze moet komen voor er iets wordt vastgelegd, en ze moet begrijpelijk zijn.
• Wie niet wil, kan verder zonder opnameEen toestemming die geen keuze laat, is geen toestemming. Er moet een weg zijn om het gesprek te voeren zonder opgenomen te worden.
• De bewaartermijn staat vast en is kortEen termijn die « zo lang als nuttig » luidt, bestaat niet. Zet een aantal dagen of maanden, en zorg dat het klopt.
• De verwijdering gebeurt echtEen termijn die niemand uitvoert is erger dan geen termijn: u hebt de verplichting én de opnames.
• Ik weet wie de opnames kan beluisterenBij naam of bij functie. « Het team » is geen antwoord bij een verzoek van een betrokkene.
• Het staat in mijn register van verwerkingsactiviteitenMet het doel, de categorieën gegevens, de termijn en de tussenkomst van een verwerker.
• Mijn privacyverklaring vermeldt hetAls er wordt opgenomen, hoort dat erin. Eén zin volstaat, maar hij moet er staan.
• Ik kan een opname terugvinden en bezorgenWie zijn gegevens opvraagt, heeft recht op wat hem betreft. Als u niet kunt zoeken, kunt u niet antwoorden.
• Ik weet wat ik doe bij een verzoek tot verwijderingEn ik weet welke uitzonderingen gelden. De Gegevensbeschermingsautoriteit is de Belgische toezichthouder.
• Ik heb afgewogen of het de moeite waard isAl het bovenstaande is werk. De vraag is of het doel dat werk waard is — vaak is het antwoord nee.

Als de lijst lang lijkt, is dat omdat hij lang is. En dat brengt de vraag terug die men zelden stelt: waarvoor precies wilt u opnemen?

Voor de meeste zaken is het antwoord « om te weten wat er gezegd is ». Daarvoor volstaat een geschreven fiche per oproep: wie belde, wanneer, waarover, en wat er beslist is. Die fiche geeft u hetzelfde nut zonder één enkele van de twaalf punten hierboven.

Dat is de reden waarom wij geen enkele audio-opname bewaren. Het is geen principekwestie alleen: het is ook de eenvoudigste manier om u niet bloot te stellen. Wat niet bestaat, moet niet worden toegestemd, niet worden bewaard, en kan niet lekken. Op 28 augustus 2026 was het aantal bewaarde opnames op onze eigen lijn nul, op 140 ontvangen oproepen.