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Modèles · Message de répondeur

25 messages de répondeur à copier, et ce qu'ils ne feront jamais.

Accueil, absence, congés, hors horaires, français et néerlandais. Prenez, adaptez, enregistrez. Et lisez la dernière section : elle explique pourquoi si peu de gens laissent un message.

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Un répondeur enregistre. Elle, elle répond : Notre réceptionniste IA · +32 460 25 44 13

7 modèles

Messages d'accueil courants

Accueil général, entreprise

Bonjour et bienvenue chez [Entreprise]. Nous ne pouvons pas prendre votre appel pour le moment. Laissez votre nom, votre numéro et l'objet de votre appel après le signal, et nous vous rappelons dès que possible. Merci.

Accueil, indépendant seul

Bonjour, vous êtes bien chez [Nom]. Je suis en intervention et je ne peux pas répondre. Laissez-moi votre nom, votre numéro et ce dont il s'agit : je vous rappelle dans la journée.

Accueil avec horaires

Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous sommes joignables du lundi au vendredi de [heure] à [heure]. En dehors de ces heures, laissez un message avec votre numéro : nous vous rappelons à la première heure ouvrable.

Accueil avec seconde langue

Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Laissez votre message après le signal. Goedendag, u bent bij [Entreprise]. Laat uw bericht na de toon.

Accueil avec adresse e-mail

Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous ne pouvons pas répondre actuellement. Laissez un message, ou écrivez-nous à [adresse e-mail] — nous traitons les deux dans la journée.

Accueil, cabinet ou praticien

Bonjour, vous êtes bien au cabinet de [Nom]. Nous sommes en consultation. Laissez votre nom, votre numéro de téléphone et le motif de votre appel : nous vous rappelons entre deux patients.

Accueil, commerce

Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous sommes probablement avec un client. Laissez-nous un message ou rappelez-nous un peu plus tard : nous serons ravis de vous aider.

6 modèles

Messages d'absence et de congés

Absence de courte durée

Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous sommes absents jusqu'au [date]. Laissez votre message : il sera traité dès notre retour. Pour une urgence, appelez le [numéro].

Congés annuels

Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous sommes en congé du [date] au [date] inclus. Les demandes laissées sur ce répondeur seront traitées dans l'ordre d'arrivée à notre retour.

Fermeture annuelle du bâtiment

Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous sommes en congé annuel du secteur, du [date] au [date]. Aucune intervention n'est planifiée pendant cette période. Laissez votre demande : nous reprenons contact dès la réouverture.

Absence avec relais

Bonjour, vous êtes bien chez [Nom]. Je suis absent jusqu'au [date]. Pendant cette période, [Nom du collègue] assure le suivi au [numéro]. Vous pouvez aussi laisser un message ici.

Absence pour maladie

Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nos activités sont temporairement suspendues. Laissez votre nom et votre numéro : nous reprenons contact avec chacun dès que possible. Merci de votre compréhension.

Jour férié

Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous sommes fermés aujourd'hui, [jour férié]. Nous rouvrons le [date] à [heure]. Laissez votre message, nous vous rappelons à la réouverture.

6 modèles

Messages hors heures d'ouverture

Hors horaires, général

Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nos bureaux sont actuellement fermés. Nous sommes ouverts du lundi au vendredi de [heure] à [heure]. Laissez votre message : il sera traité à la première heure ouvrable.

Soirée

Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Il est trop tard pour que nous puissions vous répondre aujourd'hui. Laissez votre nom et votre numéro : vous êtes rappelé demain matin en priorité.

Week-end

Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous sommes fermés jusqu'à lundi [heure]. Laissez votre message : nous rappelons dans l'ordre d'arrivée dès la réouverture.

Ligne occupée

Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Toutes nos lignes sont occupées. Laissez votre nom et votre numéro plutôt que de rappeler : nous revenons vers vous plus vite.

Service de garde

Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous sommes fermés. Pour une urgence relevant de notre service de garde, composez le [numéro]. Pour toute autre demande, laissez un message après le signal.

Urgence uniquement

Bonjour, vous êtes bien chez [Entreprise]. Nous ne prenons pas d'appel en ce moment. S'il s'agit d'une urgence au sens de [préciser], appelez le [numéro]. Sinon, laissez votre message : nous vous rappelons dans les [délai].

6 modèles

Messages en néerlandais

Onthaal, algemeen

Goedendag, u bent bij [Bedrijf]. Wij kunnen uw oproep momenteel niet beantwoorden. Laat uw naam, uw telefoonnummer en de reden van uw oproep na de toon : wij bellen u zo snel mogelijk terug.

Onthaal met openingsuren

Goedendag, u bent bij [Bedrijf]. Wij zijn bereikbaar van maandag tot vrijdag van [uur] tot [uur]. Buiten die uren kunt u een bericht inspreken : wij bellen u de eerstvolgende werkdag terug.

Zelfstandige, onderweg

Goedendag, u bent bij [Naam]. Ik ben momenteel bij een klant en kan niet opnemen. Laat uw naam en nummer na de toon, dan bel ik u vandaag nog terug.

Verlof

Goedendag, u bent bij [Bedrijf]. Wij zijn met verlof van [datum] tot en met [datum]. Berichten worden na onze terugkeer in volgorde van binnenkomst behandeld.

Buiten de openingsuren

Goedendag, u bent bij [Bedrijf]. Onze kantoren zijn momenteel gesloten. Laat gerust een bericht achter : wij nemen contact met u op zodra wij open zijn.

Wachtdienst

Goedendag, u bent bij [Bedrijf]. Wij zijn gesloten. Voor een dringend geval belt u [nummer]. Voor alle andere vragen kunt u een bericht inspreken.

Les limites

Ce qu'un bon message ne règle pas

Un message de répondeur bien écrit fait trois choses, et pas une de plus : il confirme que l'appelant est au bon endroit, il annonce quand vous revenez, et il oriente vers une solution de secours. C'est utile, et ça vaut mieux que le message d'usine de votre opérateur.

Mais il ne prend aucun rendez-vous. Il ne répond à aucune question. Il ne fait pas la différence entre une demande de devis et une urgence. Il n'apprend rien sur ce que voulait la personne, et il ne vous prévient pas quand c'est grave.

Surtout, il ne retient personne. La qualité de la formulation ne change pas la décision de l'appelant : quelqu'un qui a un besoin immédiat compare deux options — attendre votre rappel, ou appeler le numéro suivant. Le meilleur texte du monde ne pèse pas lourd face à quelqu'un qui décroche.

Le répondeur est une bonne réponse au problème « que dire quand je ne suis pas là ». Ce n'est pas une réponse au problème « qui prend l'appel ».

Le constat

Pourquoi si peu de gens laissent un message

Posez-vous la question en tant qu'appelant, pas en tant que professionnel. Quand avez-vous laissé un message pour la dernière fois sur le répondeur d'une entreprise que vous ne connaissiez pas ? Presque personne ne le fait, et la raison est simple.

Laisser un message, c'est accepter trois choses d'un coup : attendre sans savoir combien de temps, espérer que quelqu'un écoutera, et renoncer à régler son problème maintenant. Face à cela, il y a une option évidente : raccrocher et composer le numéro suivant, qui répondra peut-être. Cette option ne coûte rien à l'appelant.

Nous ne mettons volontairement aucun pourcentage dans ce paragraphe. Les chiffres sur les appels manqués qui circulent partout sont presque tous sans source vérifiable, et nous n'allons pas en ajouter un. Faites le relevé sur votre propre ligne pendant deux semaines : comptez les appels manqués, et comptez les messages. L'écart entre les deux est votre réponse.

C'est exactement cet écart que Celya vient combler. Elle ne remplace pas votre message d'accueil : elle remplace le silence qui vient après le bip. Elle décroche, elle parle, elle pose le rendez-vous, et elle vous transfère ce qui ne peut pas attendre.

Questions fréquentes

Message de répondeur : vos questions

Puis-je utiliser ces messages tels quels ?
Oui, ils sont là pour ça. Remplacez ce qui est entre crochets par vos informations et enregistrez. Un conseil : lisez-les à voix haute avant d'enregistrer, et coupez ce qui vous fait trébucher. Un message qu'on récite mal s'entend tout de suite.
Quelle longueur pour un message de répondeur ?
Court. L'appelant a déjà attendu la sonnerie ; s'il doit encore écouter quarante secondes avant le bip, il raccroche. Dites qui vous êtes, ce qui se passe, ce qu'il doit faire. Tout le reste est du confort pour celui qui a écrit le message, pas pour celui qui l'écoute.
Faut-il un message en néerlandais ?
En Belgique, oui, dès que votre clientèle dépasse une seule communauté linguistique. Six modèles néerlandophones figurent ci-dessus. Si vous mettez les deux langues dans le même message, gardez chaque version très courte : sinon vous doublez la durée et vous perdez les deux publics.
Faut-il annoncer un délai de rappel ?
Seulement si vous le tenez. Un délai annoncé et non respecté fait plus de dégâts qu'un délai absent : l'appelant attend au lieu de chercher ailleurs, puis vous en veut. Dans le doute, écrivez « dès que possible » et tenez-le.
Pourquoi si peu de gens laissent-ils un message ?
Parce que laisser un message, c'est accepter d'attendre sans savoir combien de temps, alors qu'un autre numéro répondra peut-être tout de suite. La personne qui a un besoin immédiat n'a aucune raison de parler à une machine qui ne lui répondra pas.
Un répondeur, c'est mieux que rien ?
Un peu mieux que la sonnerie dans le vide, oui, parce qu'il confirme au moins que le numéro existe. Mais il ne récupère qu'une petite partie des appels, et surtout il donne le sentiment d'avoir réglé le problème — ce qui empêche de le regarder en face.
Est-ce que je peux mettre mon adresse e-mail dans le message ?
Oui, et c'est souvent une bonne idée : certains appelants préfèrent écrire. Épelez-la lentement, ou choisissez une adresse simple. Une adresse dictée trop vite ne sert à personne.
Et pour une fermeture annuelle ?
Donnez la date de réouverture, pas seulement la durée. « Nous revenons le 4 août » est actionnable ; « nous sommes fermés trois semaines » oblige l'appelant à faire le calcul, et il ne le fera pas.
Faut-il changer le message souvent ?
Au minimum quand l'information devient fausse. Un message de congés encore actif en septembre est le meilleur moyen de faire croire que l'entreprise a fermé. C'est l'erreur la plus fréquente, et la plus coûteuse.
Où sont hébergées les données ?
Les appels de nos clients sont traités et les données hébergées dans l'Union européenne, conformément au RGPD. Vous pouvez en demander la suppression à tout moment.
Pour aller plus loin

Après le message, l'appel

Dévier ses appelsLes quatre modes, et celui qui convient à une entreprise.→ Prix d'un secrétariatRépondeur, humain, agent vocal : ce qui change.→ Votre métierOnze situations où le téléphone sonne au mauvais moment.→ Fermeture annuelleCe que le répondeur d'absence ne rattrape pas.→ SerruriersL'urgence qui appelle trois numéros à la suite.→ Messagerie qui transcritElle transcrit ce qui reste.→ Répondeur ou ligneRépondeur ou permanence : la différence, appel par appel.→ Annonce de fermetureLe modèle à copier, si vous en gardez un.→

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