Une annonce de fermeture qui dit la date de réouverture.

Une trentaine de secondes, ce qui tient dans la plupart des messageries d'opérateur.

Bonjour, vous etes bien chez [NOM]. L'entreprise est fermee jusqu'au [JOUR] [DATE]. Nous rouvrons le [JOUR] [DATE] a [HEURE]. Laissez votre nom, votre numero et l'objet de votre appel apres le signal : votre demande sera traitee des la reprise, dans l'ordre d'arrivee. En cas d'urgence [PRECISER LAQUELLE], appelez le [NUMERO].

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Pour un standard ou une messagerie sans limite de durée. Les crochets sont à remplacer.

Bonjour et merci de votre appel. Vous etes bien chez [NOM], [ACTIVITE] a [COMMUNE]. Nous sommes fermes pour notre conge annuel du [DATE] au [DATE] inclus. Nous rouvrons le [JOUR] [DATE] a [HEURE]. Pendant cette periode, personne n'est joignable a ce numero. Laissez votre nom, votre numero de rappel et l'objet de votre appel : toutes les demandes sont reprises des le premier jour, dans l'ordre d'arrivee. Si votre situation ne peut pas attendre notre retour - [DECRIRE LE CAS PRECIS, par exemple : une fuite active, une panne de chauffage en hiver] - composez le [NUMERO], qui assure la permanence pendant notre fermeture. Merci de votre patience, et a bientot.

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La date de réouverture, en clair. C'est la seule information que l'appelant cherche, et c'est celle qui manque le plus souvent. « Nous sommes en congé » ne lui dit pas s'il doit rappeler dans deux jours ou dans trois semaines ; dans le doute, il ne rappelle pas.

L'heure d'ouverture, pas seulement le jour. « Nous rouvrons le 12 » envoie tout le monde appeler le 12 à 8 h. « Le 12 à 8 h 30 » étale la reprise.

Ce qui est fait des messages. Dire qu'ils sont repris dans l'ordre d'arrivée dès le premier jour donne une raison d'en laisser un. Sans cela, la plupart raccrochent.

La définition de l'urgence, pas le mot. « En cas d'urgence, appelez le… » ne veut rien dire : chacun juge sa situation urgente. Décrivez le cas — une fuite active, une panne de chauffage en hiver — et le tri se fait tout seul.

Enregistrez l'annonce une semaine avant le départ, pas la veille au soir. Cela laisse le temps de l'écouter depuis un autre téléphone et de corriger ce qui s'entend mal.

Prévoyez surtout la sortie. L'erreur la plus coûteuse n'est pas l'annonce elle-même, c'est de la laisser en place après la reprise : pendant plusieurs jours, l'entreprise est ouverte et son répondeur annonce qu'elle est fermée. Posez un rappel pour le matin de la réouverture.

Si votre secteur ferme en bloc — le bâtiment en juillet, une partie de l'horeca en janvier — ajoutez-le : « comme l'ensemble du secteur ». L'appelant comprend qu'il ne trouvera pas mieux ailleurs, et il attend au lieu de chercher.

Il faut être honnête sur ce que ce modèle peut produire : une bonne annonce réduit la perte, elle ne l'annule pas.

Elle ne prend pas la demande. Elle ne pose pas de rendez-vous pour la reprise. Elle ne vous dit pas qui a appelé quand personne n'a laissé de message — et c'est le cas de la majorité des appelants.

C'est pour cela que nous publions ce modèle sans réserve : si vous n'avez rien d'autre, une annonce précise vaut infiniment mieux qu'une annonce vague, et bien mieux qu'un silence.