Plusieurs personnes, plusieurs agendas ?

Le principe est simple : la ligne est unique, les créneaux ne le sont pas. Chaque personne — ou chaque poste, chaque box, chaque salle — a ses propres disponibilités, et un rendez-vous se pose sur l'une d'elles, pas sur un agenda commun indifférencié.

Ce n'est pas une projection : sur les lignes que nous exploitons, des rendez-vous sont déjà posés sur des ressources distinctes au sein d'une même organisation, avec des types de rendez-vous différents. Le mécanisme tourne.

L'appelant, lui, ne voit rien de cette structure. Il demande un rendez-vous ; on lui propose un créneau qui existe réellement chez la bonne personne.

Là où il faut du temps, c'est en amont, et ça n'a rien d'informatique. Quelle règle envoie un appelant vers l'un plutôt que vers l'autre ?

Les réponses courantes : le premier créneau disponible, quelle que soit la personne — simple, et souvent le bon choix. Ou la personne demandée nommément, quand la clientèle est attachée à quelqu'un. Ou la nature de la demande, quand chacun a sa spécialité. Ou encore la répartition des charges, pour ne pas remplir l'un pendant que l'autre attend.

Ces règles se combinent, et c'est la partie de la mise en service qui mérite qu'on s'assoie une demi-heure. Ce n'est pas un paramétrage : c'est une décision d'organisation que la ligne ne peut pas prendre à votre place.

Vous utilisez déjà un logiciel de gestion pour vos plannings ? Vous le gardez. Rien ne vous demande d'en changer, d'en sortir vos données, ou d'apprendre autre chose.

Celya prend les appels que vous ne prenez pas, et vous transmet le rendez-vous, la personne concernée et le motif. Vos plannings restent là où ils sont, tenus comme vous les tenez.

Une connexion directe à votre outil peut être étudiée — c'est une discussion à avoir au téléphone, parce que la réponse dépend entièrement de ce que vous utilisez et de la façon dont vous vous en servez. Nous préférons en parler que de l'écrire ici.