Elle pose le rendez-vous pendant l'appel.

C'est la phrase qui coûte le plus cher dans un accueil téléphonique, et personne ne la compte. L'appelant a fait l'effort d'appeler, il est disponible maintenant, son agenda est ouvert devant lui — et on lui demande de recommencer plus tard.

Ce qui suit est prévisible : la moitié des rappels n'aboutit pas du premier coup, une partie des appelants a entre-temps trouvé ailleurs, et vous consacrez un temps considérable à courir après des gens qui vous avaient déjà appelés. Un rendez-vous pris pendant l'appel supprime toute cette chaîne.

C'est la différence de fond entre un répondeur et un accueil : l'un enregistre une intention, l'autre produit une décision.

Elle ne propose que ce qui existe. Les disponibilités viennent de votre configuration : vos heures d'ouverture, vos exceptions, vos congés, et la capacité de ce qui doit être libre pour que le rendez-vous ait lieu — un praticien, un pont, une table, une salle.

Chaque motif porte sa propre durée, que vous fixez. Une vaccination, un contrôle post-opératoire et une première consultation ne bloquent pas le même temps ; un entretien simple et un entretien avec contrôle technique non plus. L'agent demande donc d'abord de quoi il s'agit, puis calcule.

S'il n'y a rien de disponible dans le délai souhaité, il le dit et propose autre chose, plutôt que de poser un rendez-vous que vous devrez déplacer.

Point important, et nous préférons le mettre ici plutôt qu'en petits caractères : l'agent écrit dans l'agenda de Celya, pas dans Google Agenda ni dans Outlook.

Il n'y a aucune synchronisation avec un agenda externe. Vous consultez le vôtre depuis un navigateur, et c'est là que les rendez-vous apparaissent. Pour beaucoup d'indépendants et de petites structures, c'est sans conséquence : le seul agenda qui compte devient celui-là. Si vous tenez absolument à voir vos rendez-vous dans un outil externe, dites-le avant de signer — ce n'est pas ce que nous faisons aujourd'hui.

Nous le formulons franchement parce que l'inverse se pratique : annoncer des intégrations qui existent sur le papier et se découvrent inopérantes après la mise en service.

Vous avez déjà un logiciel métier ? Vous le gardez. Nous prenons les appels que vous ne prenez pas, et nous vous transmettons le rendez-vous et le motif ; ce que vous en faites ensuite dans votre outil vous appartient. Une connexion directe peut être étudiée au cas par cas — c'est une conversation à avoir au téléphone, pas une case à cocher sur une page.

Vos heures d'ouverture, y compris les particularités — le mercredi après-midi fermé, la pause de midi, le samedi matin une semaine sur deux. Vos motifs de rendez-vous avec la durée de chacun. Ce qui doit être libre en même temps. Et vos congés, que vous mettez à jour vous-même ensuite.

C'est la partie qui prend le plus de temps à l'installation, et c'est normal : c'est là que se joue la différence entre un agenda qui tient et un agenda qu'il faut corriger tous les jours.